Om elektroniske bilag og skanning 

Det er tre måter å levere bilag til regnskapssystemet på:

1. Direkte mottak av bilag i regnskapssystemet i EHF - elektronisk handelsformat. 
2. Videresending av bilag som kommer som vedlegg til e-post. I Tripletex har bilagsmottaket en e-postadresse. Når man videresender en e-post dit blir eventuelle vedlegg sortert ut og resten av e-posten fjernes. 
3. Skanning og oversending via e-post eller opplasting til nettet. Gjerne med en app på en smarttelefon. App'en Scanner for me er gratis, finnes til iPh​one, men det er en rekke tilsvaende app'er til Android. De fleste fungerer utmerket. 
   Med Tripletex som regnskapssystem kan bilag sendes direkte til bilagsmottaket i regnskapssystemet og er klart til bokføring og eventuelt betaling.

 Regnskapsbransjen er inne i et stort teknologisk skifte, og det går fort. Det vil være elektroniske løsninger i forskjellige former og integrering mellom regnskapssystemene og en rekke andre aktuelle systemer som gjelder i større og større grad.  Enn så lenge er det fortsatt aktuelt å skanne enkelte papirbilag og formidle dem som filer, fortrinnsvis som pdf. Dette har flere fordeler (fortsetter etter videoen):

• Man slipper logistikken med å overlevere bilagene fysisk. Sparer mye tid og er vesentlig mer miljøvennlig.
• Man beholder originalbilagene selv og kan lettere følge dem opp hvis nødvendig.
• Man kan sende bilag oftere og få et mer ajourført regnskap.
• Mer om hvilke bilag som skal være med finner du her:

Med en skannerløsning på telefonen kan man ta et bilde av en kvittering og sende den på e-post på direkten eller lagre den i egnet mappe og hive kvitteringen. Hvis du sender e-posten til deg selv kan du samle opp bilagene og enkelt kontrollere at alt er med før det sendes til regnskapsføreren.
 
Enkelt opplegg for oppbevaring av bilag
Som ellers sikrer man seg best med noen enkle rutiner.

• For papirbilag kan du ha en perm med skilleark, gjerne inndelt pr. måned. Alternativt en perm pr. måned hvis det er mange bilag. Hvis du sender over bilagene løpende bør du merke bilagene etterhvert som de skannes og sendes. Da beholder du oversikten.
• Tilsvarende oppretter man en mappe på pc’en for hver måned og et mappesett for hvert år. Her lagres alle bilag etter hvert som de skannes eller lagres fra nett/bank/e-post. I begynnelsen av en måned kan det være en god ide å lagre kontoutskriftene fra forrige måned i riktig mappe. Da er mappen komplett.  
• Opprett en mappe i e-postprogrammet ditt der du flytter bilag som du mottatte på e-post etterhvert som du sender dem til Tripletex. Da har du oversikt over hva som er ferdig behandlet.
• Gå gjennom kontoutskriftene og sjekk at alle relevante bilag er med. Småutgifter som bankgebyr trenger ikke eget bilag – det holder med kontoutskriften.
• Du kan sende over bilagene løpende etterhvert som de kommer inn. Bilag som kommer som vedlegg til e-post kan videresendes direkte til Tripletex. Systemet vil som nevnt sile ut vedlegget og legge det i systemet bilagsmottak. 

  
 Datafangst – skanning og lagring
Det er tre måter å hente inn bilag elektronisk:

1. Lagring direkte fra e-post/bank. Kvitteringer, fakturaer og andre bilag man mottar på e-post er det ingen grunn til å skrive ut og skanne – de sendes direkte til bilagsmottaket i Tripletex.
2. Lagring/utskrift til pdf. Det finnes gode gratisprogrammer på nettet som fungerer som en skriver, men som lager en pdf av det aktuelle dokumentet i stedet for å skrive det på papir. Et godt slikt program er PDFCreator. Det finnes både for pc og Mac.
   I tillegg vil de fleste nettlesere kunne lagre kvitteringer man får på skjermen direkte til pdf, og da er jo jobben gjort!
3. Skanning av papirdokumenter. Dette krever en skanner som kan produsere pdf’er og det finnes en rekke slike løsninger i form av apper til smarttelefoner.  De aller fleste multifunksjonskrivere kan brukes og selvsagt alle dokumentskannere. Disse har etter hvert også kommet godt ned i pris og gir stort sett en akseptabel kvalitet.